Un software Contable especializado en Contadores
No cabe duda que la contabilidad es esencial para la salud financiera de una organización empresarial. Si esta empresa está bien organizada y presenta unos excelentes balances financieros la empresa es bien vista como ejemplo de una buena gestión administrativa. Pero la realización contable se produce en las organizaciones en muchas organizaciones de manera manual resultando en un proceso costoso para la empresa y un papeleo para la realización de los análisis financieros de la compañía. Afortunadamente las empresas están viviendo un proceso de automatización y digitalización de sus procesos con la finalidad de ahorrar costo y sr más competitivas.
Definición de software contable
Es un programa computarizado por medio del cual las empresa realizan una recopilación de su información financiera en un sistema informático, este software maneja además aspecto fundamentales de la contabilidad con el objetivo de agilizar los procesos de cálculos acerca de los aspecto financieros, contables, inventarios, nómina de personal, proveedores y cliente entre otro, cumpliendo además con las disposiciones de ley que establecen los gobiernos para el pago de impuestos.
Este programa permite el almacenamiento, organización y simplificación de todos los procesos vinculados a todas las transacciones comerciales y financiera realizados por la empresa en un tiempo determinado. Estas transacciones están conformadas por las ventas a los clientes, las compras realizadas a los proveedores, los inventarios, las cuentas por cobrar entre otras. Además este tipo de programa de contabilidad está en la capacidad de emitir informes financieros, balances y estados financieros de gran utilidad para la organización empresarial.
Importancia para una empresa la utilización de un software contable
la digitalización de las empresas a traído como consecuencia que las empresas agilicen su proceso y ahorren costos haciéndolas más competitivas, a continuación, otros aspectos que justifican la importancia de utilizar un software contable en la empresa:
- Monitoreo de todas las operaciones diarias realizadas por la empresa.
- Agilización y mejoramiento de todos los proceso vinculados a la organización empresarial.
- Proporcionar a la empresa y en tiempo real datos relevantes de los movimientos de cuenta y de gastos de la compañía.
- Simplificación de los procesos contables, así como también en la presentación de informes y balances financieros.
- Ahorro de tiempo en cuanto a la minimización de los márgenes de error en el manejo de los procesos contables, porque gracias al software contable aumenta la validación de los resultados obtenidos.
- Cumplimiento de los objetivos estratégicos y el análisis de los estados financieros permiten a las compañías determinar la toma de decisiones para el fortalecimiento y crecimiento de la compañía.
- Permite que la empresa realice un seguimiento de los compromisos de pagos de proveedores y clientes, por medio del seguimiento a través del software contable del vencimiento de los mismos. En este caso el contador puede enviar una notificación vía correo electrónico acerca del vencimiento del plazo para pagar.
- Permite a la empresa la elaboración de balances financieros en poco tiempo, además de que el contador cuenta con plantillas y formularios predominados, lo cual permite la realización de cálculos.
Aspectos a tomar en cuenta por parte de las empresas si deciden la utilización de un Software contable en sus procesos
- Costos: si la empresa decide la instalación en sus servidores de un software contable, debe toma en cuenta que el mismo implica costo a pagar para su utilización. Este costo está relacionado con la instalación del software, soporte técnico, la licencia para utilizarla y el mantenimiento y la actualización entre otros.
- Compatible: al momento de escoger el software contable para la empresa, se debe adquirir aquel de acuerdo a los requerimientos de la compañía. Porque de lo contrario podría ser contraproducente para la organización empresarial manifestado en el despilfarro de recursos y de
Característica que debe tener un buen software
- Amigable para el usuario: el software que utilice la empresa debe ser muy práctico, porque en esencia debe facilitar el trabajo del contador en su proceso de análisis y elaboración de los balances financieros de la organización empresarial. Debe ser fácil manejo, sobre todo al momento de la capacitación del personal que lo empleara y desea conocer acerca de su funcionamiento y funciones.
- Soporte técnico: cuando una empresa compra un software contable, este debe ir acompaños por el soporte técnico de la empresa que lo desarrollo, lo vende y lo distribuye. Es esencial la asesoría en este aspecto cuando el programa contable presente inconveniente en su uso por parte del contador durante su uso, o el mismo software requiera de una actualización en un tiempo determinado.
- Generación de informes: todo programa de software contable debe contar con un interfaz la cual permite la elaboración de documentos basados en reportes de todas las operaciones efectuadas y de las que son necesarias monitorear como, por ejemplo: ventas, costos, inventario, clientes y proveedores entre otros. Un excelente programa contable debe proporcionar además a la empresa la generación de datos de carácter tributarias a través de la elaboración de informes los cuales servirán de apoyo para el pago de otros impuestos como el IVA:
- Capacidad de almacenamiento: un buen software contable que adquiera la empresa debe tener la capacidad de almacenamiento suficiente para el procesamiento y resguardo de documentos esenciales para la compañía en todo lo relacionado a sus balances financieros, así como también de los resultados de las ventas, inventario, del pago de nómina y las transacciones realizadas a proveedores y a clientes. En este aspecto existen proveedores del servicio de software los cuales ofrece su licencia de acuerdo a las facturas generadas por las empresas en un mes.
- Seguridad: todo software contable debe tener un sistema de seguridad el cual se pueda resguardar la información confidencial de la empresa, y solo se podrá acceder a ella a través de la utilización de claves de acceso y contraseñas.
- Portabilidad: es recomendables cuando adquiera un software contable que el mismo pueda adaptarse a cualquier plataforma, esto con la finalidad de evitar el extravío de la información esencial que maneja la empresa. en este caso es recomendable usar también el software contable en la nube, porque también tiene una gran capacidad de almacenamiento de toda la información estratégica de la compañía y puede ser guardados de manera confiable y segura en ella.
